KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME POLİTİKASI
- AMAÇ
Bu doküman, hukuka ve 6698 numaralı Kişisel Verinin Korunması Kanunu’ nun amacına uygun olarak kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve gizliliğinin korunmasına yönelik süreçler konusunda Şirket’in politikalarını belirlemek, bu kapsamda, Şirket Ortağı, Şirket Ortağı Temsilcisi ve Şirket Yetkilileri, Şirket Çalışanları, Çalışan Adayı, Stajyerler, Ziyaretçiler, Müşteriler, Aday Müşteriler, Müşteri Yetkilisi, Tedarikçiler, Tedarikçi çalışanları, Tedarikçi Altyüklenicileri, Tedarikçi Altyüklenici çalışanları ve üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Veri Sorumlusu tarafından işlenen kişileri bilgilendirmek, kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve gizliliğinin korunmasına ilişkin uyulacak usul ve esasları düzenlemektedir.
Bu şekilde Veri Sorumlusu tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin işlenmesi ve korunması faaliyetlerinde mevzuata tam uyumun sağlanması ve kişisel veri sahiplerinin kişisel verilere dair mevzuattan kaynaklanan tüm haklarının korunması hedeflenmektedir.
- KAPSAM
Bu politika; otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, Şirket Ortağı, Şirket Ortağı Temsilcisi ve Şirket Yetkilileri, Şirket Çalışanları, Çalışan Adayı, Stajyerler, Ziyaretçiler, Müşteriler, Aday Müşteriler, Müşteri Yetkilisi/Çalışanları, Tedarikçiler, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanları ve üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Veri Sorumlusu tarafından işlenen gerçek kişileri kapsar. Bu Politika, hiçbir şekilde tüzel kişilere ve tüzel kişi verilerine uygulanmayacaktır.
Veri Sorumlusu bu Politikayı internet sitesinde yayımlamak suretiyle bahse konu Kişisel Veri Sahipleri’ni Kanun hakkında bilgilendirmektedir. İşbu politikada yer alan hükümlerin yanı sıra, Veri Sorumlusu çalışanları için, Çalışanlar İçin Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası uygulanmaktadır. Verinin aşağıda belirtilen kapsamda “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya Veri Sorumlusu tarafından gerçekleştirilen Kişisel Veri işleme faaliyetinin Politika’da belirtilen yollarla olmaması halinde de işbu Politika uygulanmayacaktır. Bu kapsamda işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki tanımlarda belirtilen gerçek kişilerdir. Politika, Veri Sorumlusu’ nun kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinin tamamını kapsamakta olup, gereklerine tüm Veri Sorumlusu çalışanları ve ilgili üçüncü taraflarca uyulması zorunludur.
- TANIM VE KISALTMALAR
Şirket/ Şirketimiz/Veri Sorumlusu | GARDEN ve KOALA PEYZAJ PLANLAMA ÇİÇEKÇİLİK FİDANCILIK İNŞAAT METAL İŞLERİ SAN. VE LTD.ŞTİ
|
Kişisel Veri/Veriler | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri/Veriler | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir. |
Kişisel Veri Sahibi/İlgili Kişi | Şirket Ortağı, Şirket Ortağı Temsilcisi ve Şirket Yetkilileri, Şirket Çalışanları, Çalışan Adayı, Stajyerler, Ziyaretçiler, Müşteriler, Aday Müşteriler, Müşteri Yetkilisi/Çalışanları, Tedarikçiler, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanları ve Üçüncü Kişileri ve kişisel verisi şirket tarafından işlenen gerçek kişileri ifade eder. |
Çalışan | Şirket ile arasında iş akdi ilişkisi içerisinde olmuş ve olan gerçek kişilerdir. |
Şirket Ortağı | Şirket’in ortağı olan gerçek kişilerdir. |
Şirket Ortağı Temsilcisi | Şirket’in ortağı olan gerçek ve/veya tüzel kişilerin gerçek kişi temsilcisi veya temsilcileri |
Şirket Yetkilisi | Şirket’in yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişilerdir. |
Çalışan Adayı | Şirket’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirket’in incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir. |
Stajyer | Şirket’e stajyer sıfatı ile iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini doğrudan ya da üçüncü kişi kurumlar aracılığı ile Şirket’in incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir. |
Ziyaretçi | Şirket’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla giren veya internet sitelerini herhangi bir amaç ile ziyaret eden tüm gerçek kişilerdir. |
Müşteri | Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirket’in sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri satın alan veya kullanan veya kullanmış olan gerçek kişilerdir. |
Aday Müşteri/ Potansiyel Müşteri / | Şirket’in ürün ve hizmetlerini satın alma kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş gerçek ve tüzel kişilerdir. |
| |
Tedarikçi | Şirket’in alım kapsamında kalmak kaydıyla her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu gerçek kişilerdir. |
Tedarikçi Yetkilisi/ Çalışanı | Şirket’in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu gerçek ve tüzel kişi tedarikçilerin ve tedarikçi altyüklenicilerinin çalışanları, ortakları ve yetkilileri dâhil olmak üzere, tüm gerçek kişilerdir. |
İrtibat Kişisi | Şirket Yetkilisi tarafından belirlenecek kişi ya da kişilerdir. |
Grup Şirketi | Şirket’in bağlı olduğu gruba bağlı şirket/şirketleri ifade eder. |
Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt istemini ifade eder. |
Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. (İşbu politika çerçevesinde Veri Sorumlusu A.Ş’yi ifade eder.) |
Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir. |
Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır. |
Anonim Hale Getirme | Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. |
Kişisel Veri Yok Etme | Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. |
Kişisel Veri Silme | Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. |
Kanun | 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu ifade eder. |
KVK Kurulu | Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur. |
- POLİTİKA METNİ
4.1 Kişisel Verilerin İşlenmesi Ve Aktarılması
4.1.01 Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel İlkeler
Şirket tarafından Kişisel Veriler, Kanun’da ve bu Politikada öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir. Şirket, Kişisel Verileri işlerken aşağıdaki ilkelerle hareket eder:
- Kişisel Veriler, ilgili hukuk kurallarına ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işlenir.
- Kişisel Verilerin doğru ve güncel olması sağlanır. Bu kapsamda verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesi gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi gibi hususlar özenle dikkate alınır.
- Kişisel Veriler; belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenir. Amacın meşru olması, Şirket’in işlediği Kişisel Verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle, Şirket’in yürütmekte olduğu faaliyet ve süreçleri ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelir.
- Kişisel Veriler, Şirket tarafından belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için öngörülen amaçla bağlantılı olup, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan Kişisel Verilerin işlenmesinden kaçınılır. İşlenen Kişisel Veri, sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olanlar ile sınırlı tutulur. Bu kapsamda işlenen Kişisel Veriler, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülüdür.
- İlgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyum gösterilir; aksi durumda Kişisel Veriler’i, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Kişisel Veri’nin daha fazla muhafaza edilmesi için geçerli bir sebep kalmaması durumunda, söz konusu veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
4.1.02 Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Şirket kişisel verileri veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlemez. Ancak aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın Kişisel Veriler işlenebilecektir:
- Şirket, Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini açık rıza olmasa dahi kanunlarda açıkça öngörülen hallerde işleyebilir. Örneğin; Vergi Usul Kanunu’nun 230’uncu maddesi uyarınca fatura üzerinde ilgili kişinin adına yer verilmesi için ilgili kişinin açık rızası aranmayacaktır.
ii.Fiili imkânsızlık nedeni ile rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişilerin kendisinin ya da başka bir kişinin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için Kişisel Veriler açık rıza olmadan işlenebilir. Örneğin kişinin şuurunun yerinde olmadığı veya akıl hastası olması sebebiyle rızasının geçerli olmadığı bir durumda, hayat veya beden bütünlüğünün korunması amacıyla, tıbbi müdahale yapılması sırasında, Kişisel Veri Sahibi’nin Kişisel Veriler’i işlenebilecektir. Bu bağlamda kan grubu, geçirilen hastalıklar ve ameliyatlar, kullanılan ilaçlar gibi veriler, ilgili sağlık sistemi üzerinden işlenebilir.
iii.Şirket tarafından bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait Kişisel Veriler işlenebilecektir. Örneğin, yapılan bir sözleşme gereği paranın ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarası bilgisi alınabilecektir.
iv.Şirket, veri sorumlusu olarak, hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için zorunlu ise, Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini işleyebilir.
v.Şirket tarafından Kişisel Veri Sahipleri’nin kendisi tarafından alenileştirilen bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan Kişisel Veriler’i, korunması gereken hukuki yarar ortadan kalktığından işlenebilir.
vi.Şirket, hukuken meşru bir hakkın kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini açık rıza aramaksızın işleyebilir.
vii.Şirket, Kişisel Veri Sahipleri’nin Kanun ve Politika kapsamında korunan temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerinin temini için Kişisel Veriler’in işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini işleyebilir. Şirket, Kişisel Veriler’in korunmasına ilişkin temel ilkelere uyulması ve Kişisel Veri Sahipleri’nin menfaat dengesinin gözetilmesi konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir.
4.1.03 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Şirket, Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlemez. Ancak sağlık ve cinsel hayat dışındaki Kişisel Veriler, Kanun’a göre, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin Kişisel Veriler, Şirket tarafından ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis ve tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunduğumuz koşullarda ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenir. Şirket Özel Nitelikteki Kişisel Veriler’in işlenmesinde Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması konusunda gerekli işlemleri yürütmektedir.
Şirket işbu Politika’da yer alan hükümler yanısıra Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir ayrı bir politika belirlemiştir. Bu konuda Özel Nitelikli Kişisel Veri Güvenliği Politikası uygulanmaktadır.
4.1.04 Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları
Şirketimiz, Kişisel Verileri işleme amaçları doğrultusunda gerekli gizlilik koşullarını oluşturarak ve güvenlik önlemlerini alarak, Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerini ve Özel Nitelikli Kişisel Verileri, üçüncü kişilere Kanun’a uygun olarak aktarabilir. Şirketimiz Kişisel Verilerin aktarılması sırasında Kanun’da öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda; Şirketimiz meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan, Kanun’un 5’inci maddesinde belirtilen Kişisel Veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak, Kişisel Verileri üçüncü kişilere aşağıdaki şartların olması halinde aktarabilir:
Kişisel Veri sahibinin açık rızası var ise,
Kanunlarda Kişisel Verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
- Kişisel Veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise
b Kişisel Veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait Kişisel Verinin aktarılması gerekli ise,
- Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için Kişisel Veri aktarımı zorunlu ise,
- Kişisel Veriler, Kişisel Veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
- Kişisel Veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
- Kişisel Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için Kişisel Veri aktarımı zorunlu ise
4.1.04.1 Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılma Şartları
Şirketimiz Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerini ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerini yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarabilir. Şirketimiz tarafından Kişisel Veriler; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere aktarılabilir.
4.1.05 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları
Şirket, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda Kişisel Veri Sahibi’nin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’ini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.
(i) Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası olması halinde veya
(ii) Aşağıdaki şartların varlığı halinde; Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası aranmaksızın;
- a) Kişisel Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,
- b) Kişisel Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından aktarılabilmektedir.
4.1.05.1 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması
Şirket, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda Kişisel Veri Sahibi’nin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’ini aşağıdaki durumlarda yeterli korumaya sahip veya yeterli korumayı taahhüt eden veri sorumlusunun bulunduğu yabancı ülkelere aktarabilmektedir.
(i) Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası olması halinde veya
(ii) Aşağıdaki şartların varlığı halinde; Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası aranmaksızın;
- a) Kişisel Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,
- b) Kişisel Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından aktarılabilmektedir.
4.2 Kişisel Verilerin Sınıflandırılması, İşlenme Ve Aktarılma Amaçları, Aktarılacağı Kişiler
4.2.01 Kişisel Verilerin Sınıflandırılması
Şirket nezdinde; Şirket’in meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5’inci maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4’üncü maddede belirtilen ilkeler olmak üzere Kanun’da belirtilen genel ilkelere ve Kanun’da düzenlenen bütün yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki süjelerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, Kanun’un 10’uncu maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir. Bu kategorilerde işlenen kişisel verilerin işbu Politika kapsamında düzenlenen hangi veri sahipleriyle ilişkili olduğu da bu bölümde belirtilmiştir.
KİŞİSEL VERİ KATEGORİSİ | KİŞİSEL VERİ KATEGORİ AÇIKLAMASI |
Kimlik Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, anne kızlık soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, medeni hal gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. bilgiler. |
İletişim Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; adres no, telefon numarası, iletişim adresi, e-mail adresi, kayıtlı elektronik posta adresi (KEP) faks numarası, IP adresi gibi bilgiler.
|
Lokasyon Verisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in ticari faaliyetleri ve Şirket’in iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, Kişisel Veri Sahibi’nin, Şirket araçlarının bulunduğu yere ait ve acil çağrılarda belirli veya belirlenebilir konuma ait bilgiler, GPS lokasyonu, seyahat verileri v.b. |
Özlük Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen; bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları, SGK evrakları, Zimmet belgeleri, pasaport bilgileri, fotoğraf, banka bilgileri, izin formu, seyahat formu, masraf formu, İş Sağlığı ve Güvenliği Sertifikaları, sigorta bilgileri, sürücü bilgisi her türlü kişisel veri.
|
Hukuki İşlem Bilgisi | Şirket’in hukuki süreçleri, alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükleri kapsamında işlenen veriler, adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, gelen giden evraklar, dava dosyaları gibi bilgiler.
|
Müşteri İşlem Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in ticari faaliyetleri ve iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen çağrı merkezi kayıtları, fatura, senet çek bilgisi, sipariş bilgisi, talep bilgisi, teklif, hizmet numarası gibi bilgiler.
|
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekana girişte ve çıkışta, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar v.b.
|
İşlem Güvenliği Bilgisi | Şirket’in faaliyetlerini yürütürken, gerek Kişisel Veri Sahibi’nin gerekse de Şirket’in teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğine ilişkin işlenen IP Adres bilgileri, İnternet Sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi kişisel veriler. |
Risk Yönetimi Bilgileri | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in Kişisel Veri Sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen veriler.
|
Finansal Bilgi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in Kişisel Veri Sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler.
|
Mesleki Deneyim Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde, Şirket’in Kişisel Veri Sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre işlenen; diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, aday başvuru formları, referans görüşme bilgileri, iş görüşmesi bilgileri, transkript bilgileri gibi veriler.
|
Pazarlama Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in ticari faaliyetleri ve iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen alışveriş geçmişi bilgileri, anket, çerez kayıtları, kampanya çalışmasıyla elde edilen veriler
|
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde veya sunduğu ürün ve hizmetlerle ilgili veya Şirket’in ve Kişisel Veri Sahibi’nin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla elde edilen Kişisel Veri Sahibi’nin aile bireyleri (örn. Eş, anne, baba, çocuk), yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler hakkındaki bilgiler.
|
Görsel/İşitsel Bilgi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler.
|
Kılık Kıyafet Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde elde edilen; fotoğraf, iş görüşme bilgileri, aday başvuru formları ile tespit edilebilir kılık kıyafete ilişkin bilgiler
|
Dernek/Vakıf/ | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; |
Sendika Üye Bilgiler | kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde elde edilen; fotoğraf, iş görüşme bilgileri, aday başvuru formları ile tespit edilebilir dernek, vakıf ve/veya sendika üyeliğine ilişkin bilgiler |
Sağlık Bilgileri | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde; sunduğu ürün ve hizmetlerle ilgili olarak veya Şirket ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin iş süreçlerini yürütmek veya Şirket’in ve Kişisel Veri Sahibi’nin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla elde edilen Kişisel Veri Sahibi’nin ve/veya aile bireylerinin Sağlık Raporu, Engelli vergi muafiyet belgeleri, sigorta belgeleri, askerlik durum belgesi gibi sağlık verileri |
Ceza Mahkumiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri Bilgileri | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde veya Şirket ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin iş süreçlerini yürütmek veya Şirket’in ve Kişisel Veri Sahibi’nin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla elde edilen Kişisel Veri Sahibi’nin adli sicil kaydı gibi verileri
|
Biyometrik Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde elde edilen ve üretilen parmak izi, retina gibi veriler
|
Genetik Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde; Şirket ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin iş süreçlerini yürütmek amacıyla elde edilen Kişisel Veri Sahibi’nin ve/veya aile bireylerine ait genetik sağlık verileri
|
Diğer Bilgiler | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde ya da Şirket’in faaliyetleriyle, sunduğu ürün ve hizmetlerle ilgili olarak veya Şirket ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin iş süreçlerini yürütmek veya Şirket’in ve Kişisel Veri Sahibi’nin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla elde edilen gazi, şehit yakını, engel durumu gibi toplumsal özellik bilgileri, araç plaka bilgileri, veriler, IP adresi, arayan ve aranan numara bilgisi, port aralığı, hizmetin başlama ve bitiş zamanı, hizmetin türü, aktarılan veri miktarı, kullanıcı sayısı ve abone kimlik bilgileri ile altyapısı üzerinden gerçekleşen görüşmeler gibi trafik bilgileri,
|
Politika’da belirtilen Kişisel Veri Sahipleri’nin hangi tip Kişisel Veriler’inin işlendiği ise aşağıdaki tabloda belirtilmiştir:
KİŞİSEL VERİ KATEGORİSİ | İLGİLİ KİŞİSEL VERİNİN İLİŞKİLİ OLDUĞU VERİ SAHİPLERİ
|
Kimlik Bilgisi | Çalışan, Müşteri, Aday Müşteri, Müşteri Yetkilisi, Çalışan Adayları, Stajyerler, Şirket Ortağı, Şirket Ortağı Temsilcisi, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, Tedarikçiler, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanları
|
İletişim Bilgisi | Çalışan, Çalışan Adayları, Stajyerler, Müşteri, Aday Müşteri, Müşteri Yetkilisi, Şirket Ortağı, Şirket Ortağı Temsilcisi, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, Tedarikçiler, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanları Üçüncü Kişi
|
Lokasyon Verisi | Çalışan, Müşteri, Müşteri Yetkilisi, Stajyerler, Şirket Ortağı, Şirket Ortağı Temsilcisi, Şirket Yetkilisi
|
İşlem Güvenliği Bilgisi | Çalışan, Stajyer, Müşteri, Müşteri Yetkilisi, Ziyaretçi
|
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi | Çalışan, Stajyer
|
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi | Çalışan, Stajyer, Ziyaretçi, Çalışan Adayları, Şirket Ortağı, Şirket Ortağı Temsilcisi, Şirket Yetkilisi
|
Finansal Bilgi | Müşteri, Müşteri Yetkilisi, Çalışan, Stajyerler, Tedarikçiler, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanları
|
Görsel/İşitsel Bilgi | Müşteri, Müşteri Yetkilisi, Çalışanlar, Stajyerler, Tedarikçiler, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanları
|
Özlük Bilgisi | Çalışanlar, Stajyerler
|
Hukuki İşlem Bilgisi | Müşteri, Müşteri Yetkilisi, Çalışanlar, Stajyerler, Şirket Ortağı, Şirket Ortağı Temsilcisi, Şirket Yetkilisi, Tedarikçiler, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanları, Üçüncü Kişiler
|
Müşteri İşlem Bilgisi | Müşteri, Müşteri Yetkilisi
|
Risk Yönetimi Bilgisi | Çalışan, Müşteri, Müşteri Yetkilisi, Çalışan Adayları, Stajyerler, Şirket Ortağı, Şirket Ortağı Temsilcisi, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, Tedarikçiler, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanları |
Mesleki Deneyim Bilgisi | Çalışan, Çalışan Adayları, Stajyerler, Tedarikçiler, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanları
|
Pazarlama Bilgileri | Müşteri, Aday Müşteri, Müşteri Yetkilisi,
|
Kılık Kıyafet Bilgisi | Çalışan, Çalışan Adayları, Stajyerler
|
Dernek/Vakıf/ Sendika Üye Bilgiler | Çalışan, Çalışan Adayları, Stajyerler
|
Sağlık Bilgileri | Çalışan, Stajyerler
|
Ceza Mahkumiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri Bilgileri
| Çalışan, Stajyerler, Şirket Ortağı, Şirket Ortağı Temsilcisi, Şirket Yetkilisi
|
Biyometrik Veri | Çalışan, Stajyerler
|
Genetik Veri | Çalışan, Stajyerler
|
Toplumsal Özellik Bilgileri | Müşteri
|
Araç plaka bilgileri | Tedarikçiler, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanları
|
Trafik Verileri | Müşteri, Müşteri Yetkilisi, Üçüncü Kişiler
|
4.3 Kişisel Verilerin İşlenme ve Aktarılma Amaçları
Kişisel Veriler; hukuka ve Kanun’un amacına uygun olarak Veri Sorumlusu’ nun,
- Politikalarının en iyi şekilde planlanması ve uygulanması,
- Ticari ortaklıklarının ve stratejilerinin doğru olarak planlanması, yürütülmesi ve yönetilmesi,
- Kendisinin ve iş ortaklarının hukuki, ticari ve fiziki güvenliğinin temini,
- Kurumsal işleyişinin sağlanması, yönetim ve iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- Ürün ve hizmetlerinden Kişisel Veri Sahipleri’nin en iyi şekilde faydalandırılması ve onların talep, ihtiyaç ve isteklerine göre özel hale getirilerek önerilmesi,
- Veri güvenliğinin en üst düzeyde sağlanması,
- Veri tabanlarının oluşturulması,
- İnternet sitesinde sunulan hizmetlerin geliştirilmesi ve sitede oluşan hataların giderilmesi,
- Kendisine talep ve şikâyetlerini ileten Kişisel Veri Sahipleri ile iletişime geçmesi ve talep ve şikâyet yönetiminin sağlanması,
- Etkinlik yönetimi,
- İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,
- Personel temin süreçlerinin yürütülmesi,
- Finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi,
- Şirket hukuk işlerinin icrası/takibi,
- İtibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi,
- Yatırımcı ilişkilerinin yönetilmesi,
- Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
- Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi.
amaçlarıyla sınırlı olarak Kanun’un 5’inci ve 6’ıncı maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında işlenir. Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, Kanun kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Şirket tarafından açık rızanız temin edilmektedir.
4.3.1. Kişisel Verilerin Aktarılacağı Kişiler
Kişisel Verileriniz; hukuka ve Kanun’un amacına uygun olarak Politika ile yönetilen aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aşağıdaki amaçlarla aktarılabilir:
Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler | Veri Aktarım Amacı
|
Tedarikçiler | Şirketimizin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirketimizin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirketimize sunulmasını sağlamak veya Şirket’in ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya Grup Şirketleri ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla kurulan iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak. |
Şirket Yetkilileri | İlgili mevzuat hükümleri uyarınca Şirket’in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak aktarılabilmektedir. |
Bağlı Şirket | Şirket’in ortaklık ilişkisi içerisinde olduğu Bağlı Şirket ile Bağlı Şirket’in ortak sıfatıyla sahip olduğu yetki ve sorumluluklar kapsamında mevzuat hükümleri uyarınca aktarılabilmektedir. |
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılabilmektedir. |
İlgili Özel Hukuk Kişileri | İlgili özel hukuk kişilerinin mevzuat hükümleri uyarınca hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılabilmektedir. |
İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı | Şirket’in İş Sağlığı ve Güvenliği uzmanı ile mevzuat hükümleri uyarınca hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılabilmektedir. |
Şirket İçi Birimler | Şirket’in iş süreçleri ve faaliyetlerinin yürütülmesi ve yükümlülüklerinin ifası amacı ile aktarılabilmektedir. |
Bağımsız Denetim Kuruluşu | Şirket’in yasal yükümlülükleri gereği denetim yükümlülüğü kapsamında bağımsız denetim yetkisine sahip bağımsız denetim kuruluşlarına ile mevzuat hükümleri uyarınca hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılabilmektedir. |
- KİŞİSEL VERİLERİN TOPLAMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ, SİLİNMESİ YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ VE SAKLANMA SÜRESİ
5.1. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kanun’un amacını düzenleyen 1’inci madde ile Kanun’un kapsamını düzenleyen 2’inci madde’ye uygunluğunun denetimi amacıyla, Kişisel Veriler; her türlü sözlü, yazılı, elektronik ortamda; teknik ve sair yöntemlerle, çağrı merkezi, Şirket internet sitesi, mobil uygulama gibi muhtelif yollardan, Politika’da yer verilen amaçların gerçekleştirilmesi amacıyla mevzuat, sözleşme, talep ve isteğe dayalı hukuki sebepler çerçevesinde yasadan doğan sorumlulukların eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi için toplanır ve Şirket veya Şirket tarafından görevlendirilen veri işleyenler tarafından işlenir.
5.2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi
Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydı ile Şirket, bu Kanun ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veriler’i resen veya veri sahibinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kişisel Veriler’in silinmesi ile bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilir. Buna göre Kişisel Veriler, kayıtlı oldukları evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülemeyecek şekilde silinir. Kişisel Veriler’in yok edilmesi ise, bilgilerin tekrar geri getirilemeyecek ve kullanılamayacak şekilde, verilerin kaydedildiği evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi veri saklamaya elverişli materyallerin yok edilmesini ifade etmektedir. Verilerin anonim hale getirilmesiyle, Kişisel Veriler’in başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi kastedilmektedir.
5.3. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Şirket, Kişisel Veriler’i mevzuatta öngörülmesi durumunda, bu mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Şirket’in o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Şirket’in uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Şirket’in belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirket’e yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel Veriler’in saklanması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi ile ilgili Şirket tekniklerine dair detaylı düzenlemeler, …….. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonimleştirilmesi Politikası’nda yer almaktadır.
- KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI DAİR HUSUSLAR
Şirket, Kanun’un 12’inci maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu Kişisel Veriler’in hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
6.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
6.1.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler
Şirket, Kişisel Veriler’in hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
(i) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler
Şirket tarafından Kişisel Veriler’in hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
- Şirket bünyesinde gerçekleştirilen Kişisel Veri işleme faaliyetleri kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.
- Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.
- Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
- Şirketimizde ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi işletilmektedir.
(ii) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler
Şirket tarafından Kişisel Veriler’in hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
- Çalışanlar, Kişisel Veriler’in korunması hukuku ve Kişisel Veriler’in hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
ii Şirket’in yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu faaliyetler özelinde Kişisel Veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır.
iii. Şirket’in iş birimlerinin yürütmekte olduğu Kişisel Veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin Kanun’nun aradığı Kişisel Veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütmekte olduğu detay faaliyet özelinde belirlenmektedir.
- İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politikalar ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.
- Şirket ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, Şirket’in talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, Kişisel Veri’leri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülerek Kanun’dan doğan yükümlülükler yerine getirilmektedir.
6.1.2. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler
Şirket, Kişisel Veriler’in tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
(i) Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik Tedbirler
Şirket tarafından Kişisel Veriler’in hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
- Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
- İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
- Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
- Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
ee Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
- Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
- Kişisel Veriler’in toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.
(ii) Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan İdari Tedbirler
Şirket tarafından Kişisel Veriler’in hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
a Çalışanlar, Kişisel Veri’lere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
b İş birimi bazında Kişisel Veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirket içinde Kişisel Veri’lere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.
c Çalışanlar, öğrendikleri Kişisel Veri’leri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
d Şirket tarafından Kişisel Veriler’in hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; Kişisel Veriler’in aktarıldığı kişilerin, Kişisel Veriler’in korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
6.1.3. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması
Şirket, Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
(i) Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler
Şirket tarafından Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
- Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.
ii ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kurulmuş, sertifikalandırılmış ve işletilmektedir.
iii. Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.
- Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir. Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.
- Kişisel Veriler’in güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
- Kişisel Veriler’in tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte, Kişisel Veriler’in bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.
(ii) Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler
Şirket tarafından Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
- Çalışanlar, Kişisel Veriler’in güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.
- Düzenli olarak farkındalık eğitimleri düzenlenmekte de farkındalık e-postaları gönderilmektedir.
- Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
- Şirket tarafından Kişisel Veriler’in saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, Kişisel Veriler’in hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; Kişisel Veriler’in aktarıldığı kişilerin, Kişisel Veriler’in korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.
6.1.4. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi
Şirket, Kanun’un 12’nci maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli iç denetimleri ve bağımsız belgelendirme kuruluşlarına dış denetimleri yapmakta ve yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirket’in iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler (Ör: Düzenleyici Önleyici Faaliyet Kayıtları) yürütülmektedir.
6.1.5. Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler
Şirket, Kanun’un 12’nci maddesine uygun olarak işlenen Kişisel Veriler’in kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu Bilgi Güvenliği İhlal Kaydı ile kayıt altına almakta, ayrıca en kısa sürede ilgili Kişisel Veri Sahibi’ne ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir. KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.
6.2. Kişisel Veri Sahiplerinin Yasal Haklarının Gözetilmesi
Şirket, Kişisel Veri Sahipleri’nin Politika ve Kanun’un uygulanması ile tüm yasal haklarını gözetir ve bu haklarının korunması için gerekli tüm önlemleri alır. Kişisel Veri Sahipleri’nin hakları ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın altıncı bölümünde yer verilmiştir.
6.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli Kişisel Veriler’in korunmasına Şirket tarafından azami hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Şirket tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, Özel Nitelikli Kişisel Veriler bakımından da azami özenle uygulanmakta ve bu konuda Şirket bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.
- KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI, HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması
Şirket, Kanun’un 10’uncu maddesine uygun olarak, Kişisel Veriler’in elde edilmesi sırasında Kişisel Veri Sahipleri’ni aydınlatmaktadır. Bu kapsamda varsa, Şirket temsilcisinin kimliği, Kişisel Veriler’in hangi amaçla işleneceği, işlenen Kişisel Veriler’in kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, Kişisel Veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile Kişisel Veri Sahibi’nin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır. İşbu aydınlatma yükümlülüğü kapsamında Şirket, gerek yazılı olarak bilgilendirme metinleri yayınlayarak (Örnek: KVKK Aydınlatma Beyanı) gerekse Şirketin ilgili departmanlarınca sözlü olarak iletişim araçları yoluyla bilgilendirmeler yaparak ilgili kişileri aydınlatmaktadır.
7.2. Kişisel Veri Sahibi’nin KVK Kanunu Uyarınca Hakları
Şirket, Kanun’un 10’uncu maddesi uyarınca size haklarınızı bildirmekte; söz konusu hakların nasıl kullanılacağına dair yol göstermekte ve tüm bunlar için gerekli iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri gerçekleştirmektedir. Şirket, Kanun’un 11’inci maddesi uyarınca Kişisel Veriler’i alınan kişilere;
- Kişisel Veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel Veriler’i işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel Veriler’in işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Veriler’in aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel Veriler’in eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun’un 7’inci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Veriler’in silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Kanun’un 11’inci Maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel Veriler’in kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme
haklarının olduğunu açıklar.
7.3. Kişisel Veri Sahibi’nin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller
Kanun’un 28’inci maddesi gereğince aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, Kişisel Veri Sahipleri aşağıdaki hallerde, işbu Politika’nın (6.2.) maddesinde sayılan haklarını ileri süremezler:
- Kişisel Veriler’in, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
- Kişisel Veriler’in resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
- Kişisel Veriler’in millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
- Kişisel Veriler’in millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
- Kişisel Veriler’in soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Kanun’un 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde Kişisel Veri Sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, işbu Politika’nın (6.2.) maddesinde sayılan haklarını ileri süremezler:
- Kişisel Veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
- Kişisel Veri Sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
- Kişisel Veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
ı. Kişisel Veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
7.4. Kişisel Veri Sahibi’nin Haklarını Kullanması
Kişisel Veri Sahipleri işbu Politika’nın (6.2.) maddesinde sayılan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya KVK Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Veri Sorumlusu Talep Formu bağlantısından ulaşabileceğiniz Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Şirket’e ücretsiz olarak iletebileceklerdir:
(i) Başvuru formu doldurulduktan sonra noter aracılığı ile Gazi Mah. Kanal-2 Sok. No: 91/A Akdeniz – Mersin adresine iletilmesi,
(ii) Başvuru formu doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza’nızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun www.gardenkoala.com.tr web adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi.
(iii) Şirketimize kayıtlı e-mail adresinizden info@gardenkoala.com.tr mail adresine iletebilirsiniz.
Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
7.5. Şirket’in Başvurulara Cevap Verme Usulü Ve Süresi
Şirket, başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde olmak üzere en kısa sürede ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak söz konusu işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, KVK Kurul’u tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Şirket, talebi kabul edebileceği gibi gerekçesini açıklayarak reddedebilir; cevabını yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde Şirket, talebin gereğini yerine getirir.
7.6. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; veri sahibi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunma hakkına sahiptir.
- ŞİRKET’İN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI UYARINCA YÖNETİM FAALİYETLERİ
Şirketimiz, ilgili Kanun kapsamında yöneltilen taleplerin cevaplandırılması konusunda iletişimin sağlanması ve Şirketimizin Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)’ne kayıt yükümlülüklerinin gerçekleştirilmesi amacı ile İrtibat Kişisi belirlemiştir. Şirket bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikaları, iş süreçleri kapsamında Regülasyon ve Hukuk, Kalite ve Süreç Yönetimi Birimleri yürütmektedir. Bu kapsamda, Kişisel Veri Sahipleri’nin verilerinin hukuka, işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikalara uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmaktadır.
- GÜNCELLEME, UYUM VE DEĞİŞİKLİKLER
9.1. Güncelleme ve Uyum
Şirket, Kanun’da yapılan değişiklikler nedeniyle, KVK Kurulu kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar. İşbu politika ve diğer ilgili politikalar/düzenlemeler yılda bir kez gözden geçirilerek güncellenir.
İşbu Politika’da yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar Politika’nın sonunda açıklanır.